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COVID-19 | La tenue des Assemblées Générales et l’arrêté des comptes annuels en période d’État d’Urgence sanitaire

Afin de s’adapter aux enjeux sanitaires et d’éviter les contacts physiques, mais aussi aux contraintes du confinement, le Gouvernement, par le biais de deux ordonnances du 25 mars 2020[1] a, d’une part, permis une prorogation des délais en matière d’arrêté et d’approbation des comptes annuels, et d’autre part, simplifié les modalités d’organisation des assemblées générales.

1. Présentation et approbation des documents comptables et financiers

L’ordonnance 2020-318 prévoit que les sociétés clôturant leur exercice social entre le 30 septembre 2019 et le 24 juin 2020, auront la faculté de proroger les délais de présentation et d’approbation des comptes des documents comptables et financiers, à savoir :

  • Prorogation des délais d’arrêté et approbation des comptes annuels

Sont prorogés de 3 mois :

      • le délai de présentation des comptes annuels et consolidés et du rapport de gestion par le Directoire d’une société anonyme au conseil de surveillance ;
      • les délais imposés par la loi ou par les statuts, pour approuver les comptes et les documents qui y sont joints (assemblées générales ordinaires) ;
      • le délai imposé aux organismes de droit privé bénéficiaires d’une subvention publique (associations bénéficiaires d’une subvention publique) pour produire le compte-rendu financier de la subvention.

À noter que cette prorogation ne s’applique pas aux sociétés ayant désigné un commissaire aux comptes ayant émis son rapport sur les comptes avant le 12 mars 2020, ou lorsque les comptes ont déjà été approuvés à cette date.

  • Prorogation du délai de présentation des documents de gestion prévisionnelle

Est prorogé de 2 mois le délai prévu par la loi relatif à pour la présentation l’établissement des documents de gestion de prévisionnels[2].

2. La simplification des règles de tenue d'Assemblée Générale et d'organe collégiaux

L’ordonnance a simplifié et adapté les règles de convocation, d’information, de réunion et de délibération des assemblées et des organes collégiaux (conseil d’administration, de surveillance…).

Elle concerne notamment les sociétés commerciales, GIE, associations, masses de porteurs de valeurs mobilières ou de titres financiers ou les coopératives.

L’ordonnance 2020-321 est applicable aux assemblées et aux réunions des organes collégiaux qui se tiendront à compter du 12 mars 2020 et jusqu’au 31 juillet 2020 (sauf prorogation de ce délai jusqu’à une date fixée ultérieurement par décret et au plus tard le 30 novembre 2020).

  • Simplification des règles de convocation et d’information des sociétés cotées

Dans les société cotées, le défaut de convocation d’un associé par voie postale ne peut entraîner la nullité de l’assemblée si ce défaut est le résultat de « circonstances extérieures à la société ». Ces circonstances incluent notamment les difficultés rencontrées par la société ou son prestataire du fait de la mise en place du confinement.

Les demandes de communication peuvent être valablement faites par courriel, sous réserve que le membre qui effectue la demande indique l’adresse électronique à laquelle les documents ou informations demandés peuvent lui être envoyés.

  • Règles de participation aux assemblées et de délibération

L’ordonnance 2020-321 autorise la tenue des assemblées « sans que les membres et les autres personnes ayant le droit d’y assister ne soient présents physiquement ou par conférence téléphonique ou audiovisuelle ».

Cette dérogation est possible à la condition que l’assemblée soit convoquée en un lieu affecté, à la date de la convocation ou à celle de la réunion, par une mesure administrative limitant ou interdisant les rassemblements collectifs pour des motifs sanitaires.

Dans un tel cas, les membres peuvent participer et voter à l’assemblée selon les modalités prévues par la loi et l’ordonnance (envoi d’un pouvoir, vote à distance, par visioconférence ou conférence téléphonique).

Les membres de l’assemblée et les autres personnes ayant le droit d’y assister (CSE, CAC) doivent alors être avisés par tout moyen permettant d’assurer leur information effective de la date et de l’heure de l’assemblée ainsi que des conditions dans lesquelles elle se tiendra.

  • Visioconférence et moyens de télécommunication

En dépit de toutes clauses statutaires ou contractuelles contraires, les sociétés peuvent recourir à la visioconférence et aux moyens de télécommunication dès lors que ces moyens permettent de garantir l’intégralité et la qualité des débats et d’assurer l’identification des actionnaires ou associés

La décision de recourir à la visioconférence ou aux moyens de télécommunication incombe à l’organe compétent pour convoquer l’assemblée ou, le cas échéant, à son délégataire.

Les mesures relatives à la visioconférence et aux moyens de télécommunication concernent l’ensemble des assemblées de la société (en ce compris l’approbation des comptes) et des réunions des organes collégiaux.

  • Consultation écrite

La consultation écrite est rendue possible quand bien même cette faculté n’est pas prévue par les statuts de la société.

Les mesures relatives à la consultation écrite concernent l’ensemble des assemblées de la société (en ce compris l’approbation des comptes) et des réunions des organes collégiaux.

  • Aménagement des formalités de convocation

Les sociétés ayant procédé à des formalités avant la date d’entrée en vigueur de l’ordonnance 2020-321 peuvent modifier les modes de participation et/ou le lieu de l’assemblée, sous réserve d’informer les membres par tous moyens permettant d’assurer l’information effective des membres au moins trois jours ouvrés avant la date de l’assemblée.

Les formalités qui ont déjà été accomplies à la date de la décision de l’organe compétent n’ont pas à être renouvelées.

Ana Paula REIS LOPES / Alexandre LEBEAU

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[1] Ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020 portant adaptation des règles de réunion et de délibération des assemblées et organes dirigeants  […], et Ordonnance n° 2020-318 du 25 mars 2020 portant adaptation des règles relatives à l'établissement, l'arrêté, l'audit, la revue, l'approbation et la publication des comptes […].[2] Situation de l'actif réalisable et disponible et du passif exigible, tableau de financement, compte de résultat prévisionnel et plan de financement prévisionnel.