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Date 03-01-2017

Bulletin de paie électronique : une dématérialisation sous conditions

Lors du paiement du salaire, l'employeur remet aux salariés une pièce justificative dite "bulletin de paie" (article 3243-2 du Code du travail).

Ce bulletin de paie connaît deux évolutions importantes à compter du 1er janvier 2017 : sa simplification pour les entreprises d'au moins 300 salariés (et à compter du 01-01-2018 pour les autres) et sa dématérialisation qui va pouvoir être généralisée.

Depuis la loi de simplification du droit du 12 mai 2009, l’employeur avait déjà cette possibilité mais c’était sous réserve :

  • d’une part, que le salarié concerné donne son accord,
  • d’autre part, que la remise s’effectue dans des conditions garantissant l’intégrité des données.

Le consentement exprès de l’ensemble des salariés de l’entreprise était en pratique difficile voire impossible à obtenir. Il en résultait que les entreprises avaient bien souvent à gérer deux types de bulletins de paie : les uns dématérialisés et les autres sous format papier.

Conséquence : la France accuse un retard dans ce domaine, son taux de dématérialisation étant de 15 % contre 95 % en Allemagne, 73% en Grande-Bretagne, 57% en Italie et 54 % en Belgique (Exemple SOLVAY).

Le gouvernement a entendu relancer le chantier de la dématérialisation des bulletins de paie tout en répondant aux obligations existantes, à savoir les garanties d’intégrité, de pérennité et de conservation des données.

C’est le sens du nouvel article L.3243-2 alinéa du Code du travail qui dispose que "sauf opposition du salarié, l'employeur peut procéder à la remise du bulletin de paie sous forme électronique".

Autrement dit, le consentement exprès du salarié n’est plus requis, son consentement tacite suffit.

Mais encore faut-il - poursuit l’article précité - que cette remise se fasse dans des conditions de nature à garantir l'intégrité, la disponibilité et la confidentialité des données ainsi que leur accessibilité.

Ce sont ces conditions que vient préciser le Décret n°2016-1762 du 16 décembre 2016 relatif à la dématérialisation des bulletins de paie et à leur accessibilité dans le cadre du compte personnel d'activité (JORF n°0294 du 18 décembre 2016, texte n° 49) qui entre en vigueur le 1er janvier 2017 et est codifié aux articles Art. D. 3243-7, D. 3243-8 et R. 3243-9 du Code du travail.

Information du salarié 1 mois avant

Lorsqu'il décide de procéder à la remise du bulletin de paie sous forme électronique, l'employeur informe le salarié par tout moyen conférant date certaine, un mois avant la première émission du bulletin de paie sous forme électronique ou au moment de l'embauche, de son droit de s'opposer à l'émission du bulletin de paie sous forme électronique.

Droit d’opposition du salarié

Le salarié peut faire part de son opposition à tout moment, préalablement ou postérieurement à la première émission d'un bulletin de paie sous forme électronique. Le salarié notifie son opposition à l'employeur par tout moyen lui conférant une date certaine.

La demande du salarié prend effet dans les meilleurs délais et au plus tard trois mois suivant la notification.

Disponibilité du bulletin de paie électronique

L'employeur arrête les conditions dans lesquelles il garantit la disponibilité pour le salarié du bulletin de paie émis sous forme électronique :

  • soit pendant une durée de cinquante ans ;
  • soit jusqu'à ce que le salarié ait atteint l'âge mentionné au dernier alinéa de l'article L. 1237-5 (âge du bénéfice d’une retraite à taux plein), augmenté de six ans (soit pour faire simple 67 ans + 6 ans = 73 ans).

Quid en cas de cessation d’activité du prestataire ou de l’entreprise ?

En cas de fermeture du service de mise à disposition du bulletin de paie en raison de la cessation d'activité du prestataire assurant la conservation des bulletins de paie émis sous forme électronique pour le compte de l'employeur, ou de la cessation d'activité de l'employeur lorsque celui-ci assure lui-même cette conservation, les utilisateurs sont informés au moins trois mois avant la date de fermeture du service pour leur permettre de récupérer les bulletins de paie stockés.

Les utilisateurs sont mis en mesure de récupérer à tout moment l'intégralité de leurs bulletins de paie émis sous forme électronique, sans manipulation complexe ou répétitive, et dans un format électronique structuré et couramment utilisé.

Compte personnel d’activité

Le service en ligne associé au compte personnel d'activité permet au titulaire du compte de consulter tous ses bulletins de paie émis sous forme électronique.

Accessibilité

L'employeur ou le prestataire agissant pour son compte devra garantir l'accessibilité des bulletins de paie émis sous forme électronique par ce service en ligne associé au compte personnel d’activité.

Pour plus de détails techniques, consultez sur le site www.fntc.org de la Fédération nationale le fascicule consacré à cette question ainsi que la norme sur les bulletins de paie électronique homologuée par l'Afnor sur le site : www.boutique.afnor.org).

 

 

Laurent Carrié