Jusqu’à très récemment, les sociétés avaient l’obligation de tenir un registre des procès-verbaux des décisions collectives « physique » (i.e., un registre spécial, côté et paraphé par un juge ou un maire, dans lequel étaient retranscrits de façon chronologique les procès-verbaux).
Par exception, les sociétés par actions simplifiée (SAS) disposaient déjà de la possibilité de tenir un registre des décisions collectives dématérialisé. Dans la pratique, aucune forme particulière n’est imposée pour le registre dématérialisé qui consiste, à notre sens, en un dossier numérique classique conservé sur ordinateur et dans lequel sont conservés les documents signés électroniquement (cette signature devant permettre un horodatage électronique offrant toute garantie de preuve).
Cette possibilité de dématérialiser les registres des décisions collectives a été étendue à toutes les formes de sociétés par le décret 2019-1118 du 31 octobre 2019, entré en vigueur le 4 novembre 2019.
Nous précisons que le décret a omis de mentionner la possibilité pour les SNC, SCS et SARL de conserver également les décisions des associés résultant d’un acte sur le registre sous forme électronique, cette possibilité n’étant expressément prévue que pour les sociétés civiles. Cela semble être un oubli plutôt qu’une volonté réelle d’exclusion.
Il est important de noter que la signature électronique apposée sur les procès-verbaux doit respecter au moins les exigences de la signature électronique avancée.
Aux termes de l’article 26 du règlement européen 910/2014 du 23 juillet 2014, une signature électronique avancée satisfait aux exigences suivantes :
En pratique, ces éléments peuvent se traduire par des systèmes comme le téléchargement puis la vérification de la pièce d’identité du signataire et son ajout au dossier de preuves.
Par exception, dans la SAS et la SASU, si les statuts le prévoient explicitement, il peut être recouru à une signature électronique simple qui n’est pas une signature avancée (C. com. art. R 227-1-1).
Il existait, en outre, un obstacle de nature fiscale à la dématérialisation des registres.
En effet, certaines opérations (prorogation, transformation, dissolution d’une société ou encore la réduction ou l’augmentation de son capital) étaient, jusqu’en 2020, toutes assujetties obligatoirement à l’enregistrement (CGI art. 635, 1 5°), lequel ne pouvait intervenir s’agissant de procès-verbaux signés électroniquement.
Cet obstacle est désormais levé : l’article 157 de la loi de finances pour 2021 a modifié l’article 658 du CGI, lequel autorise désormais l’accomplissement de la formalité d’enregistrement sur une copie des actes sous signature privée signés électroniquement (à l’exception des promesses unilatérales de vente mentionnées à l’article 1589-2 du Code civil).
